Redazione e pubblicità dei verbali del consiglio di istituto (05.06.2013)

 

Il verbale

La CM 105/75 prevede all’art. 1 che in generale per ogni seduta degli organi collegiali deve essere redatto processo verbale, firmato dal presidente e dal segretario e steso su apposito registro a pagine numerate.

Dunque il verbale è un atto che ha la funzione di certificare e documentare l’attività dell’organo e si distingue dalla delibera che è il provvedimento.

Tale distinzione è cristallizzata nell’art. 13 della CM 105/75 che dispone “L'affissione all'albo della copia integrale … del testo delle deliberazioni adottate dal consiglio deve avvenire entro il termine massimo di otto giorni dalla relativa seduta del consiglio” mentre “I verbali e tutti gli atti scritti preparatori sono depositati nell'Ufficio di segreteria del circolo od istituto e - per lo stesso periodo - sono esibiti a chiunque ne faccia richiesta”.

 

Redazione del verbale

Il verbalizzante è il segretario, scelto dal presidente.

Il verbale non richiede la descrizione dettagliata di tutte le particolarità ma deve essere sintetico e riportare:

• La data ed il luogo della riunione

• I membri presenti, gli assenti e il loro allontanamento

• L’ora di inizio e scioglimento della seduta

• Le modalità di votazione, il risultato ed i voti manifestati distinti in favorevoli, contrari ed astenuti

• Le opinioni, i giudizi e gli eventuali dissensi espressi in forma sintetica

• L’eventuale sospensione della seduta

Il verbale deve essere sottoscritto dal segretario e dal presidente e da quel momento viene ad esistenza.

 

Verbalizzazione e quorum

Il comma 3 dell'art. 37 del D.L.vo 297/94 recita: "Le deliberazioni sono adottate a maggioranza assoluta dei voti validamente espressi".

Chi si astiene non approva né nega e quindi il suo voto non può essere computato nel “quorum”.

Le delibere sono dunque invalide solo se manca il quorum costitutivo (art. 37 D.L.vo 297/94).

In mancanza di diversa previsione, la delibera assunta con la maggioranza dei presenti è immediatamente esecutiva come disponeva all'art. 1 DI 28 maggio 1975, ora sostituito dal DI 44/01 che però non contiene analoga norma.

 

Redazione contestuale e differita del verbale

La redazione del verbale dovrebbe essere contestuale, tuttavia nella prassi avviene successivamente allo svolgimento dell’attività verbalizzata, durante la quale di consueto il segretario si limita a predisporre una minuta.

Una delle critiche a questa consuetudine è quella che la composizione del consiglio potrebbe essere diversa nella successiva seduta a causa di assenze.

Inoltre la circostanza che l’art. 13 della CM 105/75 preveda che nello stesso periodo di pubblicazione delle deliberazioni (e cioè per 10 giorni entro otto giorni dalla seduta) i verbali siano depositati in segreteria ed esibiti a chiunque ne faccia richiesta, sembrerebbe deporre a favore della redazione contestuale.

Tuttavia con diverse pronunce, tra le quali la Sentenza del Consiglio di Stato, Sezione Sesta, n. 6208 dell'11 dicembre 2001 è stato ribadito (sebbene non specificamente per la scuola) che la verbalizzazione possa essere approvata alla seduta successiva.

 

Pubblicazione dei verbali o delle sole delibere?

È questa un’altra questione, collegata alla distinzione tra verbale e delibera.

Infatti l’Art. 43 del Dlgs 297/94 dispone che “ 1. Gli atti del consiglio di circolo o di istituto sono pubblicati in apposito albo della scuola. (…)3. Non sono soggetti a pubblicazione all'albo gli atti concernenti singole persone, salvo contraria richiesta dell'interessato. 4. Si osservano inoltre le disposizioni in materia di accesso ai documenti amministrativi, di cui alla legge 7 agosto 1990 n. 241”.

L’art. 13 della CM 105/75 precisa però che la pubblicità degli atti “deve avvenire mediante affissione in apposito albo di circolo o di istituto, della copia integrale - sottoscritta e autenticata dal segretario del consiglio - del testo delle deliberazioni adottate dal consiglio stesso (…) Non sono soggetti a pubblicazione gli atti e le deliberazioni concernenti singole persone, salvo contraria richiesta dell'interessato”.

Quindi mentre il decreto legislativo parla genericamente di pubblicità degli “atti” la circolare specifica che essa avviene mediante la pubblicazione delle sole deliberazioni.

 

L’art. 14 del Dpr 275/99

Si aggiunge alle precedenti una ulteriore disposizione: “7. I provvedimenti adottati dalle istituzioni scolastiche, fatte salve le specifiche disposizioni in materia di disciplina del personale e degli studenti, divengono definitivi il quindicesimo giorno dalla data della loro pubblicazione nell'albo della scuola. Entro tale termine, chiunque abbia interesse può proporre reclamo all'organo che ha adottato l'atto, che deve pronunciarsi sul reclamo stesso nel termine di trenta giorni, decorso il quale l'atto diviene definitivo. Gli atti divengono altresì definitivi a seguito della decisione sul reclamo."

Pertanto in tal caso si parla di “provvedimenti” e si collega alla pubblicità anche l’effetto di definitività dell’atto.

Sebbene il Consiglio di Stato (sez. IV n. 4973/11 e Sez. III n. 2993/12) ritenga che per il reclamo sia sufficiente la “percezione dei suoi contenuti essenziali” senza che sia necessaria “la compiuta conoscenza della motivazione” potendo esercitare l’accesso al documenti integrale ciò rischierebbe di vanificare il termine di 15 giorni dalla pubblicazione.

 

Pubblicazione dei verbali o delle sole delibere?

Dunque le norme sono poco esplicite, sebbene il verbale sia un “atto”.

È intervenuta una nota interpretativa dell'USR Emilia Romagna prot. N. 7949 del 17.05.07 per la quale la affissione all'albo costituisce mezzo comunicativo idoneo a realizzare la conoscibilità legale dell'atto, ovvero della deliberazione, parere o proposta adottati dal Consiglio di Istituto, quali provvedimenti finali, in cui si sintetizza la determinazione assunta dall'organo collegiale. Essa non è pertanto estesa ai verbali delle sedute del Consiglio, descriventi le operazioni amministrative attinenti all'iter di formazione della volontà collegiale, il cui accesso è riservato ai portatori di interessi tutelati secondo le procedure previste dalla legge n.2411.

Quindi gli obblighi sarebbero soddisfatti con la pubblicazione della sola deliberazione.

 

Pubblicità delle sedute e Pubblicazione dei verbali

A tale conclusione la nota dell'USR Emilia Romagna perviene dalla considerazione che l’art. 42 del Dlgs 297/94 limita la pubblicità delle sedute ad un pubblico qualificato, interno alla comunità scolastica o, al massimo,allargato ai rappresentanti degli Enti Locali o ai rappresentanti delle OO.SS. dei lavoratori, desumendone la natura segreta delle sedute degli altri organi collegiali interni alla scuola (collegio dei docenti e consigli di classe e di interclasse), alle quali non è ammesso il pubblico. Per l’effetto non vi sarebbe necessità di pubblicare l’intero verbale destinandolo ad un pubblico generalizzato.

Tuttavia “non pubblico” non significa “segreto” giacché è incontestabile che anche i verbali del collegio e dei consigli di classe siano “accessibili”.

 

L’albo on line

L’art.32, comma 1 della legge 18 giugno 2009, n.69 ha sancito che “gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale si intendono assolti con la pubblicazione nei propri siti informatici da parte delle amministrazioni e degli enti pubblici obbligati”. Dunque la piena conoscenza dei provvedimenti della scuola ai sensi e per gli effetti dell’art. 14 comma 7 del dpr 275/99 decorre dalla pubblicazione nell’albo online.

 

Il regolamento interno

Insomma, fermo restando il solo limite alla pubblicità dei fatti che riguardano singole persone (che può essere superato dalla volontà degli stessi), non vi è espresso divieto alla pubblicazione del verbale, il dubbio può essere risolto solo attraverso una norma di regolamento che disciplini la questione come già è accaduto per la CM 105/75 che opera come regolamento tipo in caso di mancanza di quello interno.