Circolare Ministero dell'Economia e delle Finanze 20.01.2014, n. 3

Pervengono a questo Dipartimento numerosi quesiti inerenti alla possibilità di accettare, in sede di controllo di regolarità amministrativa e contabile di cui al decreto legislativo 30 giugno 2011, n. 123, documenti in formato elettronico trasmessi a mezzo posta elettronica ordinaria, posta elettronica certificata, ovvero presentati su supporti quali CD-ROM o altri dispositivi di memorizzazione digitale.

Al riguardo, occorre sottolineare che l'articolo 2, comma 8, del decreto legislativo in parola, dispone l'adeguamento dei controlli di regolarità amministrativa e contabile al processo di dematerializzazione degli atti, nel rispetto delle regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto idoneo a garantirne la conformità agli originali, secondo la vigente normativa di riferimento.

Inoltre, il medesimo decreto legislativo, all'articolo 9, nel prevedere che la documentazione a corredo degli atti sottoposti al controllo debba essere allegata in originale - essendo ammesso l'uso della copia conforme solo in presenza di specifiche condizioni di imprescindibile esigenza di conservazione dei documenti originali presso l'ufficio emittente - fa salve le disposizioni in materia di dematerializzazione degli atti e dei flussi informativi tra le pubbliche amministrazioni, con particolare riferimento alle norme del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante il "Codice dell'amministrazione digitale" (d'ora in avanti CAD).

Preliminarmente, al fine di poter fornire indicazioni operative a codesti uffici di controllo, con riguardo al trattamento dei documenti informatici, appare utile chiarire il significato di taluni concetti di natura tecnica, contemplati nel CAD.

In particolare, l'articolo 1, comma 1, lett. p) del CAD definisce documento informatico la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.

In altri termini, un documento informatico è un file digitale, ovvero una determina