Nota M.I. 14.12.2021, prot. n. 1337

Com'è noto, l'art. 2 del decreto-legge 26 novembre 2021, n. 172, introducendo l'art. 4-ter del decreto-legge 1° aprile 2021, n. 44, convertito, con modificazioni, dalla legge 28 maggio 2021, n. 76, ha esteso l'obbligo vaccinale anche al "personale scolastico del sistema nazionale di istruzione, delle scuole non paritarie, dei servizi educativi per l'infanzia di cui all'articolo 2 del decreto legislativo 13 aprile 2017, n. 65, dei centri provinciali per l'istruzione degli adulti, dei sistemi regionali di istruzione e formazione professionale e dei sistemi regionali che realizzano i percorsi di istruzione e formazione tecnica superiore".

Per poter dare attuazione alla sopracitata norma, la scrivente Amministrazione ha messo a disposizione delle Istituzioni scolastiche un nuovo strumento, volto ad agevolare i Dirigenti Scolastici nell'assolvimento dell'obbligo di verifica in merito alla regolarità dello stato vaccinale.

Considerata la necessità di assicurare, nel rispetto della normativa vigente, il più efficace ed efficiente processo di verifica dello stato vaccinale, si riportano di seguito le indicazioni organizzative ed operative per i Dirigenti Scolastici, rispetto alle seguenti tematiche:

I. Processo di verifica da parte dei Dirigenti delle Istituzioni scolastiche

II. Delega del processo di verifica dell'obbligo vaccinale al personale autorizzato

III. Ruoli privacy e trattamento dei dati nell'ambito del processo di verifica dell'obbligo vaccinale

IV. Servizi di assistenza

 

I. Processo di verifica da parte dei Dirigenti delle Istituzioni scolastiche

Nell'ambito del Sistema Informativo dell'Istruzione (SIDI) è stata introdotta una nuova funzionalità che, affiancandosi alla soluzione tecnica disponibile per il controllo del Green Pass, permette ai Dirigenti Scolastici di verificare quotidianamente - mediante un'interazione tra il Sistema Informativo dell'Istruzione e la Piattaforma Nazionale Digital Green Certificate - lo stato vaccinale del personale docente e ATA a tempo indeterminato e determinato in servizio presso ogni singola Istituzione scolastica statale.

In particolare, il Dirigente Scolastico o un suo delegato (cfr. paragrafo II-Delega del processo di verifica dell'obbligo vaccinale al personale autorizzato):

1. utilizza le credenziali di accesso personali (user-id e password) per accedere all'area "Rilevazioni" del SIDI e seleziona la nuova funzionalità "Rilevazione sulle istituzioni scolastiche - Verifica green pass/obbligo vaccinale", da qualsiasi postazione di lavoro collegata ad internet;

2. visualizza esclusivamente l'elenco dei codici meccanografici degli Istituti principali statali di propria competenza, individuato automaticamente dal SIDI sulla base degli incarichi di dirigenza registrati sul sistema;

3. seleziona il codice meccanografico della scuola di competenza e, successivamente:

a. visualizza lo stato vaccinale dei docenti e del personale ATA a tempo indeterminato e determinato in servizio presso l'Istituzione scolastica selezionata nel giorno della verifica. La funzionalità permette, attraverso appositi filtri, di selezionare i nominativi o la tipologia di personale su cui attivare il processo di verifica;

b. visualizza, qualora presente, un messaggio di alert con evidenza del numero di docenti e ATA in servizio per i quali si è modificato lo stato vaccinale nelle ultime 72 ore. Qualora necessario, può consultare lo stato vaccinale e l'indicatore di variazione dello stesso per tutto il personale in servizio nel giorno della verifica.

Gli esiti della verifica restituiscono lo stato vaccinale del personale nei seguenti termini:

1. In regola

Lo stato "In regola" indica che il personale in esame, nel giorno della verifica, risulta in regola con l'obbligo vaccinale.

2. Non in regola

Lo stato "Non in regola" indica che il personale in esame, nel giorno della verifica, non risulta in regola con l'obbligo vaccinale.

In tale caso, sarà cura del Dirigente Scolastico verificare con il soggetto interessato l'eventuale esistenza di una valida giustificazione, per poi procedere secondo quanto previsto dalla normativa vigente e richiamato dalla Nota MI prot. n. 1889 del 7 dicembre 2021.

Da una prima ricognizione, a titolo esemplificativo e non esaustivo, si riportano di seguito alcuni casi in cui l'esito restituito dall'applicazione risulta "non in regola", pur non essendo il soggetto inadempiente:

a. soggetti esentati dall'obbligo vaccinale;

b. soggetti guariti da Covid-19. Si vedano, al riguardo, le indicazioni contenute nelle note del Ministero della Salute.

Infine, si coglie l'occasione per ricordare che:

- la soluzione descritta si affianca e non sostituisce l'utilizzo delle funzionalità introdotte per la verifica delle certificazioni verdi Covid-19 ("Verifica Green pass" sul SIDI e app governativa del Ministero della Salute "VerificaC19"), così come illustrate nella Nota MI prot. n. 953 del 9 settembre 2021.

- i dati relativi allo stato vaccinale - a differenza degli esiti delle verifiche sullo stato di validità del Green Pass - sono conservati nel SIDI, esclusivamente per motivi tecnici e per il tempo strettamente necessario (24 ore per i dati relativi allo stato vaccinale e 72 ore per quelli relativi al cambiamento di stato) all'erogazione delle funzionalità descritte.

In via generale, si rinvia per approfondimenti alla guida operativa disponibile nell'apposita sezione del SIDI.

 

II. Delega del processo di verifica dell'obbligo vaccinale al personale autorizzato

Il Dirigente Scolastico, nell'ambito dell'attività di verifica dell'obbligo vaccinale, è dotato di uno specifico profilo di accesso per la visualizzazione e la consultazione dei dati. Tuttavia, mediante formale delega, lo stesso ha la facoltà di conferire il potere di verifica dello stato vaccinale ad altro personale appositamente individuato e formato sulla nuova funzione, attraverso le procedure individuate secondo le forme e le modalità previste dalla normativa vigente.

Per effetto della delega, il personale autorizzato può esclusivamente visualizzare e consultare lo stato vaccinale del personale in servizio presso l'Istituzione scolastica selezionata nel giorno della verifica, in conformità alla normativa privacy e nel rispetto della riservatezza e dei dati personali trattati. Inoltre, è opportuno evidenziare che tutti gli atti giuridici posti in essere dal delegato sulla base della delega di cui sopra sono vincolanti per l'Istituzione scolastica. Al fine di facilitare i Dirigenti Scolastici nella formalizzazione della suddetta delega si allega alla presente nota un possibile format (cfr. Conferimento di delega di funzioni ai fini del controllo dello stato vaccinale Covid-19 del personale docente e ATA - Allegato n. 1).

Una volta predisposta e formalizzata l'autorizzazione del personale delegato, il Dirigente Scolastico utilizza la funzione "Gestione utenze" del Sistema Informativo SIDI per assegnare il profilo di accesso al personale individuato e abilitarlo alla funzionalità di verifica dell'obbligo vaccinale. Per ulteriori dettagli in merito alle modalità di profilazione dell'utente, si ricorda che nell'apposita sezione del SIDI è possibile consultare la guida operativa.

 

III. Ruoli privacy e trattamento dei dati nell'ambito del processo di verifica dell'obbligo vaccinale

La normativa vigente prevede che i Dirigenti Scolastici siano tenuti ad assicurare il rispetto dell'obbligo vaccinale per il personale della scuola.

L'Istituzione scolastica di appartenenza, nella figura del Dirigente Scolastico, è tenuta a comunicare al personale docente e ATA interessato dal processo di verifica gli elementi relativi al trattamento dei dati, attraverso una specifica informativa redatta ai sensi dell'art. 14 del Regolamento (UE) 2016/679.

Al fine di semplificare tale comunicazione, la scrivente Amministrazione mette a disposizione delle Istituzioni scolastiche un modello standard di informativa (cfr. Informativa sul trattamento dei dati personali per la verifica dell'obbligo vaccinale anti Covid-19 del personale docente e ATA- Allegato n. 2), da compilare e condividere con i soggetti interessati dal processo di verifica dell'obbligo vaccinale.

Occorre precisare, tuttavia, che l'informativa di cui sopra è esclusivamente riferita all'attività di trattamento relativa alla funzionalità SIDI di verifica automatizzata relativa allo stato vaccinale del personale interessato e non ricomprende, pertanto, le eventuali ulteriori attività collaterali di verifica che, secondo la normativa vigente, dovranno essere gestite dall'Istituzione scolastica in qualità di Titolare del trattamento.

 

IV. Servizi di assistenza

Per supportare i Dirigenti Scolastici ed il personale da loro delegato nelle attività di verifica dello stato vaccinale, l'Amministrazione mette a disposizione il servizio Help Desk Amministrativo Contabile (HDAC) - canale ufficiale di assistenza, consulenza e comunicazione fra l'Amministrazione e le Istituzioni scolastiche su tematiche organizzative, gestionali, amministrative e contabili - accessibile al seguente percorso: "SIDI ? Applicazioni SIDI ? Gestione Finanziario Contabile ? Help Desk Amministrativo Contabile".

Inoltre, tramite tale servizio è possibile consultare le FAQ e i documenti messi a disposizione del Ministero, nonché usufruire di appositi oggetti multimediali su diverse tematiche d'interesse.

Si ricorda, inoltre, che il Dirigente Scolastico, nell'ambito dell'attività di verifica dell'obbligo vaccinale, potrà consultare la guida operativa e utilizzare i format che si allegano alla presente nota e che costituiscono dei modelli modificabili ed integrabili dalla scuola:

- Allegato n. 1: Conferimento di delega di funzioni ai fini del controllo dello stato vaccinale Covid-19 del personale docente e ATA

- Allegato n. 2: Informativa sul trattamento dei dati personali per la verifica dell'obbligo vaccinale anti Covid-19 del personale docente e ATA

Alla luce delle nuove disposizioni sopravvenute e, tenuto conto della continua evoluzione della situazione epidemiologica, si conferma l'impegno e la massima disponibilità della scrivente Amministrazione - anche per il tramite del sopracitato servizio di assistenza - nel fornire ulteriori indicazioni, chiarimenti e aggiornamenti in merito.

 

 

Allegato 1 -Conferimento di delega di funzioni ai fini del controllo dello stato vaccinale Covid-19 del personale docente e ATA

Allegato 2 -Informativa sul trattamento dei dati personali per la verifica dell'obbligo vaccinale anti Covid-19 del personale docente e ATA