Nota M.I. 09.09.2021, n. 953
Indicazioni in merito alle modalità di controllo semplificato del possesso della certificazione verde Covid-19 in corso di validità del personale docente e ATA.
Considerata la necessità di assicurare il più efficace ed efficiente processo di verifica del possesso delle certificazioni verdi Covid-19 (cd. "Green Pass") nell'ambito scolastico statale, ai sensi di quanto previsto dal D.L. 6 agosto 2021, n. 111, e dal DPCM 17 giugno 2021 e ss. mm. ii., si riportano di seguito le indicazioni organizzative ed operative per i Dirigenti Scolastici, rispetto alle seguenti tematiche:
I. Processo di verifica delle certificazioni verdi Covid-19 da parte dei Dirigenti delle Istituzioni scolastiche
II. Delega del processo di verifica delle certificazioni verdi Covid-19 al personale autorizzato
III. Ruoli privacy e trattamento dei dati nell'ambito del processo di verifica delle certificazioni verdi Covid-19
IV. Servizi di assistenza
I. Processo di verifica delle certificazioni verdi Covid-19 da parte dei Dirigenti delle Istituzioni scolastiche
Per la verifica delle certificazioni è disponibile, nell'ambito del Sistema Informativo dell'Istruzione (SIDI), una specifica funzionalità che permette ai Dirigenti Scolastici di accertare istantaneamente - mediante un'interazione tra il Sistema informativo dell'istruzione-SIDI e la Piattaforma Nazionale-DGC - la validità del Green Pass per il personale docente e ATA a tempo indeterminato e determinato in servizio presso ogni singola Istituzione scolastica statale.
In particolare, quotidianamente e prima dell'accesso del personale nella sede ove presta servizio, il Dirigente Scolastico o un suo delegato (cfr. paragrafo II-Delega del processo di verifica delle certificazioni verdi Covid-19 al personale autorizzato):
1. utilizza le credenziali di accesso personali (user-id e password) per accedere all'area "Rilevazioni" del SIDI e seleziona la nuova funzionalità "Rilevazione sulle scuole - Verifica Green pass", da qualsiasi postazione di lavoro collegata ad internet;
2. visualizza esclusivamente l'elenco dei codici meccanografici degli Istituti principali statali di propria competenza, individuato automaticamente dal SIDI sulla base degli incarichi di dirigenza registrati sul sistema;
3. seleziona il codice meccanografico della scuola di competenza per visualizzare l'elenco dei nominativi dei docenti e del personale ATA a tempo indeterminato e determinato per i quali è prevista l'effettiva presenza in servizio;
4. seleziona, dall'elenco del personale in servizio presso l'Istituzione scolastica, i nominativi su cui vuole attivare il processo di verifica del possesso del Green Pass in corso di validità;
5. visualizza la lista del personale selezionato con l'indicazione dello stato di validità del Green Pass.
Occorre precisare che:
- la soluzione descritta si affianca all'utilizzo dell'app governativa del Ministero della Salute "VerificaC19", la quale rimane una modalità accettata ed un'opzione percorribile dalle Istituzioni scolastiche per adempiere, nell'ambito della propria autonomia, agli obblighi di legge;
- gli esiti delle verifiche sullo stato di validità del Green Pass non vengono conservati, in alcun modo, nel SIDI.
Si ricorda che, ai sensi dell'art. 9-ter, comma 3, del D.L. 22 aprile 2021, n. 52, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 giugno 2021, n. 87, come introdotto dal comma 6 dell'art. 1 del D.L. 6 agosto 2021, n. 111, "Le disposizioni relative al possesso della certificazione verde [...] non si applicano ai soggetti esenti dalla campagna vaccinale sulla base di idonea certificazione medica rilasciata secondo i criteri definiti con circolare del Ministero della salute.". Sarà pertanto necessario acquisire la certificazione rilasciata dalle competenti autorità sanitarie attestante l'esenzione dalla vaccinazione e - come indicato dalla Nota MI del 13 agosto 2021, n. 1237 - a tutti gli effetti utile a "consentire l'accesso [...] agli edifici destinati alle attività educative, scolastiche". Si segnala che, in caso di personale esente dal possesso del Green Pass, la procedura restituisce un esito negativo in quanto, ad oggi, non sono disponibili in modalità digitale i dati relativi all'esenzione.
In via generale, si rinvia per approfondimenti alla guida operativa disponibile nella sezione "Documenti e manuali" del SIDI ed allegata alla presente (cfr. Verifica Green Pass docenti e personale ATA: Guida per i Dirigenti Scolastici - Allegato n. 1).
II. Delega del processo di verifica delle certificazioni verdi Covid-19 al personale autorizzato
Il Dirigente Scolastico, nell'ambito dell'attività di verifica delle certificazioni verdi Covid-19, è dotato di uno specifico profilo di accesso per la visualizzazione e la consultazione dei dati. Tuttavia lo stesso, mediante formale delega, ha la facoltà di conferire il potere di verifica del Green Pass ad altro personale appositamente individuato e formato sulla nuova funzione, attraverso le procedure individuate secondo le forme e le modalità previste dalla normativa vigente.
Per effetto della delega, il personale autorizzato può visualizzare e consultare la certificazione verde del soggetto controllato, in conformità alla normativa privacy e nel rispetto della riservatezza e dei dati personali trattati.
Al fine di facilitare i Dirigenti Scolastici nella formalizzazione della suddetta delega si allega alla presente nota un possibile format (cfr. Conferimento di delega di funzioni ai fini della verifica della certificazione verde Covid-19 del personale docente e ATA - Allegato n. 2).
Una volta predisposta e formalizzata l'autorizzazione del personale delegato, il Dirigente Scolastico utilizza la funzione "Gestione utenze" del sistema informativo SIDI per assegnare il profilo di accesso al personale individuato e abilitarlo alla funzionalità di verifica del Green Pass. Per ulteriori dettagli in merito alle modalità di profilazione dell'utente, si ricorda che nella sezione "Documenti e manuali" del SIDI è possibile consultare la guida operativa "Verifica Green Pass docenti e personale ATA: Abilitazione dell'utente all'utilizzo della funzione".
III. Ruoli privacy e trattamento dei dati nell'ambito del processo di verifica delle certificazioni verdi Covid-19
L'art. 9-ter, comma 4, del D.L. 22 aprile 2021, n. 52, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 giugno 2021, n. 87, come introdotto dal comma 6 dell'art. 1 del D.L. 6 agosto 2021, n. 111 prevede che i Dirigenti Scolastici siano tenuti a verificare il possesso della certificazione verde Covid-19.
Il Dirigente Scolastico è tenuto a comunicare al personale docente e ATA interessato dal processo di verifica gli elementi relativi al trattamento dei dati, attraverso una specifica informativa redatta ai sensi dell'art. 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (cfr. Informativa sul trattamento dei dati personali per la verifica del possesso delle certificazioni verdi Covid-19 del personale docente e ATA -Allegato n. 3).
Occorre precisare che l'informativa di cui sopra è esclusivamente riferita all'attività di trattamento relativa alla funzionalità SIDI di verifica automatizzata del possesso del Green Pass in corso di validità.
IV. Servizi di assistenza
Per supportare i Dirigenti Scolastici ed il personale da loro delegato nelle attività di verifica automatizzata del possesso del Green Pass, l'Amministrazione mette a disposizione i seguenti canali di assistenza:
a) Servizio di supporto dedicato alla "Verifica Green Pass" raggiungibile al numero 080.9267631: tale supporto si affianca al tradizionale Servizio di assistenza tecnica del Service Desk per raccogliere quesiti e segnalazioni sulla funzionalità SIDI "Verifica Green Pass" e fornire alle Istituzioni scolastiche, in coordinamento con l'Help Desk Amministrativo Contabile, assistenza e supporto operativo anche di carattere organizzativo e amministrativo. Tale canale è attivo dal lunedì al venerdì dalle 7,00 alle 14,00.
b) Help Desk Amministrativo Contabile (HDAC): canale ufficiale di assistenza, consulenza e comunicazione fra l'Amministrazione e le Istituzioni scolastiche su tematiche organizzative, gestionali, amministrative e contabili che continuerà ad essere regolarmente attivo, al fine di garantire un supporto costante alle Istituzioni scolastiche. Il servizio HDAC è accessibile al seguente percorso: "SIDI -> Applicazioni SIDI -> Gestione Finanziario Contabile -> Help Desk Amministrativo Contabile". Inoltre, tramite tale servizio è possibile consultare le FAQ e i documenti messi a disposizione del Ministero, nonché usufruire di appositi oggetti multimediali su diverse tematiche d'interesse.
Si ricorda, infine, che il Dirigente Scolastico, nell'ambito dell'attività di verifica delle certificazioni verdi Covid-19, potrà consultare la guida operativa e utilizzare i format che si allegano alla presente nota e che costituiscono dei modelli modificabili ed integrabili dalla scuola:
- Allegato n. 1: Verifica Green Pass docenti e personale ATA: Guida per i Dirigenti Scolastici
- Allegato n. 2: Conferimento di delega di funzioni ai fini della verifica della certificazione verde Covid-19 del personale docente e ATA
- Allegato n. 3: Informativa sul trattamento dei dati personali per la verifica del possesso delle certificazioni verdi Covid-19 del personale docente e ATA
Si coglie l'occasione per ringraziare i Dirigenti Scolastici e tutto il personale della scuola per l'impegno profuso anche quest'anno per la ripresa delle attività didattiche.
Allegato 1 - Verifica Green Pass docenti e personale ATA: Guida per i Dirigenti Scolastici
Allegato 2 - Conferimento di delega di funzioni ai fini della verifica della certificazione verde covid-19 del personale docente e ATA
Il sottoscritto ... ... ... ... .... ... ... , nato a ... ... ... ... .... ... ..., il ... ... ... ... .... ... ..., in qualità di D.S. dell'Istituzione Scolastica ... ... ... ... .... ... ..., Codice meccanografico ... ... ... ... .... ... ...,
Visti:
- l'art. 9-ter, comma 1, del D.L. 22 aprile 2021, n. 52, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 giugno 2021, n. 87, introdotto dall'art. 1, comma 6, del D.L. 6 agosto 2021, n. 111;
- l'art. 9-ter, comma 4, del D.L. 22 aprile 2021, n. 52, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 giugno 2021, n. 87, introdotto dall'art. 1, comma 6, del D.L. 6 agosto 2021, n. 111;
- il Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del 17 giugno 2021 e ss. mm. e ii.;
- la nota MI del 13 agosto 2021, n. 1237;
Ciò premesso, il sottoscritto, nella sua qualità di Dirigente Scolastico dell'Istituzione Scolastica in epigrafe (a seguire, anche l'«Istituzione»), tenuto conto di quanto sopra, con la sottoscrizione del presente atto
CONFERISCE A
Nome ... ... ... ... .... ... ..., Cognome ... ... ... ... .... ... ..., nato a ... ... ... ... ..., il ... ... ... ... .... ... ..., in qualità di [Inserire ruolo] dell'Istituzione Scolastica ... ... ... ... .... ... ...,
Codice Fiscale ... ... ... ... .... ... ...,
nei termini di seguito riportati, apposita
DELEGA DI FUNZIONI
Art. 1 - (Oggetto)
1. L'Istituzione conferisce al soggetto individuato quale delegato, il potere di verifica del possesso della certificazione verde COVID-19 da parte del personale docente e ATA, attraverso le procedure individuate secondo le forme e le modalità previste dalla normativa vigente.
2. In particolare, il delegato potrà esclusivamente visualizzare e consultare la certificazione verde del soggetto controllato, senza possibilità di compiere attività ulteriori.
3. L'Istituzione conferisce a tal fine al delegato le facoltà e i poteri di organizzazione e gestione necessari in relazione alla specifica natura della funzione delegata.
Art. 2 - (Effetti della delega)
1. L'Istituzione riconosce come vincolanti tutti gli atti giuridici posti in essere dal delegato effettuati in base alla presente delega di funzioni.
2. La delega di funzioni non esclude l'obbligo di vigilanza in capo al Dirigente Scolastico in ordine al corretto espletamento da parte del delegato delle funzioni trasferite.
3. La delega di funzioni dovrà svolgersi nel rispetto della riservatezza e dei dati personali cui si ha accesso nel contesto della verifica e in conformità alla normativa privacy.
Art. 3 - (Durata)
1. La presente delega di funzioni è valida fino al [Inserire durata delega] con possibilità di proroga.
Data
... ... ... ... .... ... ... L'Istituzione
... ... ... ... .... ... ...
Firma per accettazione del delegato
... ... ... ... .... ... ...
Allegato 3 - Informativa sul trattamento dei dati personali per la verifica del possesso delle certificazioni verdi Covid-19 del personale docente e ATA (Art. 14 del Regolamento UE 679/2016)
Con la presente informativa, si forniscono informazioni sul trattamento dei dati del personale docente e ATA interessati dall'attività di verifica del certificato verde COVID-19, prevista dall'art. 9-ter del D.L. 22 aprile 2021, n. 52, convertito, con modificazioni, dalla L. 17 giugno 2021, n. 87, introdotto dall'art. 1, comma 6, del D. L. 6 agosto 2021, n. 111, mediante la nuova funzionalità di verifica automatizzata del Sistema informativo del Ministero dell'Istruzione-SIDI, che interagisce con la Piattaforma nazionale-DGC (Digital Green Certificate) del Ministero della Salute.
1. Titolare del trattamento dei dati
Titolare del trattamento dei dati è il Dirigente Scolastico [Inserire nome e cognome] dell'Istituto Scolastico [Inserire denominazione Istituto], con sede [Inserire indirizzo], tel. [Inserire recapito telefonico], e-mail [Inserire indirizzo di posta elettronica], in carica pro tempore, in qualità di soggetto che effettua le verifiche.
2. Responsabile della protezione dei dati
Il Responsabile della protezione dei dati personali è contattabile ai seguenti recapiti: [Inserire indirizzo, e-mail].
3. Finalità del trattamento e base giuridica
Il trattamento dei dati personali è finalizzato esclusivamente alla verifica, da parte dei Dirigenti Scolastici, o loro delegati, del possesso delle certificazioni verdi digitali COVID-19 (cd. "Green Pass") in corso di validità, del personale docente e ATA, per consentire agli stessi l'accesso giornaliero nella sede ove prestano servizio.
La base giuridica del trattamento dei dati è costituita dalla necessità di adempiere ad un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento, nonché di eseguire un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri, rispettivamente ai sensi dall'art. 6, par. 1 lett. c) ed e) del Regolamento UE 679/2016. Inoltre, il trattamento è necessario per motivi di interesse pubblico rilevante ai sensi dell'art. 9, par. 2, lett. g) del Regolamento UE 679/2016.
La fonte normativa da cui discendono gli obblighi giuridici di cui sopra, in capo al Titolare del trattamento, è costituita dall'art. 9-ter del D.L. 22 aprile 2021, n. 52, convertito, con modificazioni, dalla L. 17 giugno 2021, n. 87, introdotto dall'art. 1, comma 6, del D. L. 6 agosto 2021, n. 111, nonché dal DPCM 17 giugno 2021 e ss. mm. ii.
4. Categorie di dati trattati
Nell'ambito del processo di verifica dei certificati verdi COVID-19, saranno trattati esclusivamente dati del personale docente e ATA per i quali è prevista l'effettiva presenza in servizio nel giorno della verifica.
Più in particolare, saranno trattati:
- dati personali comuni di cui all'art. 4, n.1 del Regolamento UE 679/2016, ossia: nome, cognome, codice fiscale, tipologia di personale (docente o ATA) e Istituzione scolastica presso cui viene prestato il servizio;
- dati afferenti alla salute, rientranti nelle categorie particolari di dati di cui all'art. 9 del Regolamento UE 679/2016, relativi all'esito della verifica circa il possesso della certificazione verde COVID-19 in corso di validità.
Sono trattati, inoltre, i log applicativi che tracceranno le seguenti informazioni:
- Istituzione Scolastica che ha attivato il servizio;
- User-id del soggetto che ha effettuato l'interrogazione;
- Esito della richiesta del servizio;
- Elenco dei CF verificati;
- Data e ora di esecuzione della transazione.
5. Fonte da cui hanno origine i dati personali
I dati personali dei docenti e del personale ATA oggetto di trattamento sono quelli già presenti nel sistema informativo dell'istruzione - SIDI, a disposizione del Titolare. Le informazioni relative all'esito del possesso in corso di validità del certificato sono ottenute dall'interazione con la Piattaforma nazionale-DGC, di titolarità del Ministero della Salute.
6. Modalità di trattamento
I dati saranno trattati in modalità automatizzata, attraverso l'interconnessione tra il sistema informativo dell'istruzione - SIDI e la Piattaforma nazionale-DGC, consentendo di interrogare la banca dati del Ministero della Salute per i nominativi selezionati, e di ottenere in tal modo l'esito della validità della certificazione (Green Pass valido/Green Pass non valido), al momento dell'invio della richiesta.
Il processo di verifica consente di effettuare esclusivamente le operazioni di consultazione e visualizzazione dei dati.
Gli esiti delle verifiche, relative al possesso o meno di una certificazione verde COVID-19 in corso di validità, restituiti dalla Piattaforma nazionale-DGC, non saranno in alcun modo conservati nel sistema informativo del Ministero dell'Istruzione.
I log applicativi e i dati relativi al personale in servizio saranno custoditi, invece, nella banca dati del SIDI, adottando specifiche misure di sicurezza per la conservazione, backup e disaster recovery, atte anche ad evitare qualsiasi violazione dei dati personali, quali la perdita, usi illeciti o non corretti dei dati ed accessi non autorizzati.
Nell'ambito dei servizi di gestione del sistema informativo del Ministero dell'Istruzione sono applicate le policy di sicurezza e di protezione dei dati previste per la mitigazione ed il contenimento del rischio.
7. Destinatari della comunicazione dei dati
I dati personali, trattati unicamente per il conseguimento delle finalità di verifica sopra indicate, non saranno comunicati dal Titolare a soggetti terzi e saranno esclusivamente oggetto di scambio tra i sistemi del Ministero della Salute e del Ministero dell'Istruzione, secondo le forme e le modalità prescritte dalla normativa del DPCM 17 giugno 2021.
8. Trasferimento di dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali
Non sono previsti trasferimenti di dati personali verso Paesi terzi (extra-UE) o organizzazioni internazionali.
9. Periodo di conservazione dei dati personali
Ai sensi dell'art. 5, par. 1, lett. e) del Regolamento UE n. 679/2016, al fine di garantire un trattamento corretto e trasparente, non sarà conservato nel sistema informativo del Ministero dell'Istruzione, né dal Dirigente Scolastico, o suo delegato che effettua la verifica, alcun esito delle verifiche circa il possesso o meno di una certificazione verde COVID-19.
I dati personali comuni del personale docente e ATA, utilizzati ai fini della verifica e già presenti nel sistema informativo dell'istruzione-SIDI, continueranno ad essere conservati nel sistema del Ministero dell'istruzione.
I log applicativi saranno conservati per dodici mesi.
10. Dati di navigazione e cookie di sessione
L'uso di c.d. cookie di sessione (che non vengono memorizzati in modo persistente e svaniscono con la chiusura del browser) è strettamente limitato alla trasmissione di identificativi di sessione (costituiti da numeri casuali generati dal server) necessari a consentire l'esplorazione sicura ed efficiente del portale SIDI e dei suoi servizi.
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11. Diritti degli interessati
Ai sensi degli artt. 15 e ss. del GDPR, i soggetti interessati hanno la possibilità di esercitare i diritti previsti dalla normativa, secondo le seguenti forme e modalità. In particolare, potrà essere esercitato:
a) il diritto di accesso (art. 15), ovvero di ottenere in particolare:
- la conferma dell'esistenza dei dati personali;
- l'indicazione dell'origine e delle categorie di dati personali, della finalità e della modalità del loro trattamento;
- la logica applicata nel trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;
- gli estremi identificativi del Titolare del trattamento dei dati personali, del Responsabile del trattamento dei dati personali e dei soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati sono stati o possono essere comunicati;
- il periodo di conservazione;
b) il diritto di rettifica (art. 16);
c) il diritto alla cancellazione (art. 17);
d) il diritto di limitazione al trattamento (art. 18);
In relazione al trattamento dei dati personali, ci si potrà rivolgere al Titolare del trattamento per esercitare i propri diritti.
12. Diritto di Reclamo
Gli interessati nel caso in cui ritengano che il trattamento dei dati personali a loro riferiti sia compiuto in violazione di quanto previsto dal Regolamento UE 679/2016 hanno il diritto di proporre reclamo al Garante, come previsto dall'art. 77 del Regolamento UE 679/2016 stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie ai sensi dell'art. 79 del Regolamento UE 679/2016.
13. Processo decisionale automatizzato
Non è previsto un processo decisionale automatizzato ai sensi dell'art. 14, par. 2, lettera g) del Regolamento (UE) 679/2016.