Nota M.I.M. 31.08.2023, n. 3597

Come è noto, il decreto legge 75/2023, convertito con L. 10 agosto 2023, n. 112, ha previsto all'art. 21 comma 4-ter che: "Il Ministero dell'istruzione e del merito promuove la progettazione, lo sviluppo e la realizzazione della piattaforma "Famiglie e studenti", come canale unico di accesso al patrimonio informativo detenuto dal Ministero medesimo e dalle istituzioni scolastiche ed educative statali. La piattaforma è costituita da un'infrastruttura tecnica che rende possibile l'interoperabilità dei sistemi informativi esistenti e funzionali alle attività del predetto Ministero, al fine di semplificare l'accesso ad essi e il loro utilizzo".

La piattaforma consentirà alle famiglie e agli studenti di consultare, in modo graduale, informazioni e dati necessari per scegliere consapevolmente il percorso scolastico e post-scolastico; fruire in modo organico e personalizzato di tutti i servizi digitali per l'orientamento, le iscrizioni, i pagamenti e seguire facilmente tutto il ciclo scolastico, la carriera ed i principali traguardi di studentesse e studenti.

Consapevoli dell'intenso impegno da Voi garantito quotidianamente per la ripresa dell'anno scolastico, preme sottolineare quanto in questo contesto è fondamentale la piena collaborazione di tutte le istituzioni scolastiche nel mantenere aggiornati i dati dell'Anagrafe nazionale degli studenti.

Pertanto, già a partire dal 4 settembre 2023, saranno disponibili sul SIDI - area Alunni - Gestione alunni - Avvio anno scolastico le funzioni che le istituzioni scolastiche dovranno utilizzare per la comunicazione dei dati riferiti all'a.s. 2023/2024 entro il 30 settembre 2023.

Come di consueto, le fasi previste per procedere alla trasmissione dei dati sono due:

• Fase A - da effettuare esclusivamente sul SIDI.

In questa fase è necessario inserire le informazioni che definiscono la struttura di base: sedi, sezioni/classi, tempo scuola/piani di studio (per le scuole secondarie di I grado), indirizzi e quadri orari (per le scuole secondarie di II grado).

Per le scuole secondarie di II grado gli indirizzi e i quadri orari occorre utilizzare l'apposita funzione presente nell'area "Gestione anno scolastico". Nella definizione dei quadri orari relativi agli indirizzi professionali di nuovo ordinamento è possibile, oltre a caratterizzare i percorsi con i codici ATECO, indicare la correlazione ai "Settori Economico Professionali" (SEP) e l'eventuale riferimento alla "Nomenclatura e classificazione delle Unità Professionali" (NUP), se adottata in fase di personalizzazione del percorso. Tale caratterizzazione dei quadri orario con le codifiche SEP e NUP è facoltativa e deve corrispondere alla preliminare progettazione del curriculo d'istituto, coerente con il PTOF.

• Fase B - comunicazione dei dati dei frequentanti (dati anagrafici e posizione scolastica).

Per procedere alla fase B è necessario effettuare prima la "Scelta operativa" nella sezione Utilità. Le due modalità, esclusive tra loro, sono:

1) inserimento diretto sul SIDI

Le scuole che operano direttamente sul SIDI utilizzano le funzioni di "Passaggio da a.s. precedente" per spostare i singoli alunni dall'a.s.2022/2023 all'a.s.2023/2024, nonché gli iscritti alle classi prime (passaggio da "iscritti" a "frequentanti").

2) invio flusso da pacchetto locale di fornitore certificato

Le scuole che utilizzano un pacchetto locale, prima dell'invio del flusso, devono utilizzare gli appositi servizi di sincronizzazione messi a disposizione dal proprio fornitore ed assicurarsi che le informazioni su sedi, classi, indirizzi/tempo scuola, piani di studio (per le scuole secondarie di I grado) e quadri orari (per le scuole secondarie di II grado), inserite al SIDI nella "Fase A", siano state correttamente recepite sul pacchetto locale.

Affinché la trasmissione del flusso di frequenza avvenga senza errori è importante che la base dati del proprio pacchetto sia sempre allineata con quella presente sul SIDI; pertanto, qualsiasi modifica alla struttura di base (sedi, classi, indirizzi...) effettuata sul SIDI deve essere sempre seguita dalla sincronizzazione con il pacchetto locale.

Si ricorda che, prima di comunicare i dati di Anagrafe, occorre procedere al consolidamento dei dati per l'anno scolastico 2022/2023 tramite la funzione "Cruscotto di consolidamento" che prospetta il riepilogo dei frequentanti e degli esiti presenti sul SIDI. Solo dopo aver effettuato il "Consolidamento frequenze a.s." si può proseguire con la trasmissione dei dati dei frequentanti per l'anno scolastico in corso.

Le scuole secondarie di II grado, che ancora non hanno svolto le prove di accertamento per le sospensioni di giudizio, possono effettuare il consolidamento dei dati anche in mancanza di tali esiti.

Una volta completate le due fasi A e B occorre chiudere l'attività di avvio per poter disporre delle funzioni utili alla gestione ordinaria dell'Anagrafe.

Per la chiusura dell'attività di avvio occorre utilizzare la funzione "Chiusura attività di avvio". La riapertura di tale attività va effettuata solo se occorre comunicare nuovamente, in modo massivo, la frequenza degli studenti, mentre eventuali modifiche puntuali sulle frequenze possono essere effettuate posizionando la "Scelta Operativa" sulla modalità di inserimento diretto sul Sidi.

Nella fase di gestione ordinaria dell'Anagrafe le posizioni scolastiche degli alunni devono essere mantenute aggiornate, registrando tempestivamente ogni evento (nuovi ingressi, trasferimenti, ritiri, abbandoni). Inoltre, per tutti gli alunni presenti in "Alunni a.s. precedente non collocati" deve essere indicata la motivazione della mancata presenza.

Si ricorda che la gestione ordinaria dell'Anagrafe prevede anche l'aggiornamento delle sezioni "Gestione assenze mensili", per le scuole primarie e secondarie e "Gestione Certificazioni/Attività" per le scuole secondarie; queste ultime necessarie alla predisposizione del curriculum dello studente. Per le sole scuole statali, si richiede di mantenere aggiornati i fascicoli degli studenti con disabilità nella relativa partizione separata di Anagrafe Nazionale Studenti, come previsto dal Decreto Ministeriale n. 162 del 28 luglio 2016.

Infine, se nel plesso non sono presenti studenti ovvero il plesso non è funzionante, occorre comunque accedere in Gestione alunni - Utilità - Dichiarazione previsione frequenze e selezionare la voce di interesse.

Si fa presente che è necessario assicurare l'esattezza e l'aggiornamento dei dati comunicati all'Anagrafe (art.2 c.5 del D.M. 692/2017); inoltre che occorre comunicare i dati relativi agli studenti che si avvalgono dell'istruzione parentale così come previsto dall'art.2 c.2 del D.M. 692/2017. Per permettere di verificare la completezza e correttezza dei dati comunicati, nell'area Gestione Alunni è messo a disposizione dei Dirigenti e Coordinatori scolastici un cruscotto riepilogativo delle attività di Anagrafe di propria competenza.

Le Guide Operative, con la descrizione di tutte le attività, sono consultabili nella sezione "Documenti e Manuali" del portale dei servizi SIDI.

Porgendo a tutti Voi i più cari saluti, resto a completa disposizione, con tutti gli Uffici della Direzione Generale dei sistemi informativi e della statistica, per ogni necessità di carattere operativo in un'ottica di piena collaborazione.