Nota M.I.M. 09.09.2024, prot. n. 4619

Come è noto, con la nota prot. n. 2790 dell'11 ottobre 2023, il Ministero dell'Istruzione e del Merito (MIM) ha presentato Unica, nuovo punto di accesso ai servizi digitali messi a disposizione di famiglie, studentesse e studenti.

La piattaforma ha permesso di consultare informazioni e dati necessari per scegliere consapevolmente il percorso scolastico e post-scolastico; fruire in modo organico e personalizzato di tutti i servizi digitali per l'orientamento, le iscrizioni, i pagamenti e seguire facilmente tutto il ciclo scolastico, la carriera ed i principali traguardi di studentesse e studenti. Consapevoli dell'intenso impegno da Voi garantito quotidianamente per la ripresa dell'anno scolastico, preme sottolineare quanto in questo contesto è fondamentale la piena collaborazione di tutte le Istituzioni scolastiche nell'aggiornamento dei dati dell'Anagrafe Nazionale degli Studenti che, di conseguenza, consente di fruire dei servizi di Unica anche per l'anno scolastico 2024/2025.

 

1. Aggiornamento Anagrafe Nazionale degli Studenti per l'a.s. 2024/2025

A partire dal 10 settembre 2024, saranno disponibili sul SIDI le funzioni per la comunicazione dei frequentanti l'a.s. 2024/2025 per le scuole di ogni ordine e grado, statali e paritarie, compresi i percorsi di I e di II livello, accedendo all'Area Alunni -> Gestione Alunni -> Avvio anno scolastico. Si invita le istituzioni scolastiche a procedere a tale aggiornamento entro il 5 ottobre 2024.

Come di consueto, le fasi previste per trasmettere i dati sono due:

• Fase A - da effettuare esclusivamente sul SIDI. In questa fase è necessario inserire le informazioni che definiscono la struttura di base: sedi, sezioni/classi, tempo scuola/piani di studio (per le scuole secondarie di I grado), indirizzi e quadri orari (per le scuole secondarie di II grado). Le scuole secondarie di II grado per inserire gli indirizzi e i quadri orari devono utilizzare l'apposita funzione presente nell'area "Gestione anno scolastico". Nella definizione dei quadri orari relativi agli indirizzi professionali di nuovo ordinamento è possibile, oltre a caratterizzare i percorsi con i codici ATECO, indicare la correlazione ai "Settori Economico Professionali" (SEP) e l'eventuale riferimento alla "Nomenclatura e classificazione delle Unità Professionali" (NUP), se adottata in fase di personalizzazione del percorso. Tale caratterizzazione dei quadri orari con le codifiche SEP e NUP è facoltativa e deve corrispondere alla preliminare progettazione del curriculo d'Istituto, coerente con il PTOF.

• Fase B - comunicazione dei dati dei frequentanti (dati anagrafici e posizione scolastica). Per procedere alla fase B è necessario effettuare prima la "Scelta operativa" nella sezione "Utilità". Le due modalità, esclusive tra loro, sono:

1) inserimento diretto sul SIDI

Le scuole che operano direttamente sul SIDI utilizzano le funzioni di "Passaggio da a.s. precedente" per spostare i singoli alunni dall'a.s. 2023/2024 all'a.s. 2024/2025, per gli iscritti alle classi prime dovrà essere utilizzata la funzione "Passaggio iscritti 1° anno a frequentanti".

2) invio flusso da pacchetto locale di fornitore certificato

Le scuole che utilizzano un pacchetto locale, prima dell'invio del flusso, devono utilizzare gli appositi servizi di sincronizzazione messi a disposizione dal proprio fornitore ed assicurarsi che le informazioni su sedi, classi, indirizzi/tempo scuola, piani di studio (per le scuole secondarie di I grado) e quadri orari (per le scuole secondarie di II grado), inserite al SIDI nella "Fase A", siano state correttamente recepite sul pacchetto locale. Affinché la trasmissione del flusso di frequenza avvenga senza errori è importante che la base dati del proprio pacchetto sia sempre allineata con quella presente sul SIDI; pertanto, qualsiasi modifica alla struttura di base (sedi, classi, indirizzi...) effettuata sul SIDI deve essere sempre seguita dalla sincronizzazione con il pacchetto locale.

Si ricorda che, prima di comunicare i dati di Anagrafe, occorre procedere al consolidamento dei dati per l'anno scolastico 2023/2024 tramite la funzione "Cruscotto di consolidamento" che prospetta il riepilogo dei frequentanti e degli esiti presenti sul SIDI. Solo dopo aver effettuato il "Consolidamento frequenze a.s." si può proseguire con la trasmissione dei dati dei frequentanti per il nuovo anno scolastico.

Una volta completate le due fasi A e B occorre chiudere l'attività di avvio per poter disporre delle funzioni utili alla gestione ordinaria dell'Anagrafe.

Per la chiusura dell'attività di avvio occorre utilizzare la funzione "Chiusura attività di avvio". La riapertura di tale attività va effettuata solo se è necessario comunicare nuovamente, in modo massivo, la frequenza degli studenti, mentre eventuali modifiche puntuali sulle frequenze possono essere effettuate posizionando la "Scelta Operativa" sulla modalità di inserimento diretto sul SIDI.

Nella fase di gestione ordinaria dell'Anagrafe le posizioni scolastiche degli alunni devono essere mantenute aggiornate, registrando tempestivamente ogni evento (nuovi ingressi, trasferimenti, ritiri, abbandoni). Inoltre, per tutti gli alunni presenti in "Alunni a.s. precedente non collocati" deve essere indicata la motivazione della mancata presenza.

Si ricorda che la gestione ordinaria dell'Anagrafe prevede anche l'aggiornamento delle sezioni "Gestione assenze mensili", per le scuole primarie e secondarie e "Gestione Certificazioni/Attività" per le scuole secondarie; queste ultime necessarie alla predisposizione del Curriculum dello Studente (cfr. nota prot. n. 7557 del 22 febbraio 2024). Per le sole scuole statali, si richiede di mantenere aggiornati i fascicoli degli studenti con disabilità nella relativa partizione separata di Anagrafe Nazionale Studenti, prevista dal Decreto Ministeriale n. 162 del 28 luglio 2016.

Infine, se nel plesso non sono presenti studenti ovvero il plesso non è funzionante, occorre comunque accedere in "Gestione Alunni" -> "Utilità" -> "Dichiarazione previsione frequenze" e selezionare la voce di interesse.

Si fa presente che è necessario assicurare l'esattezza e l'aggiornamento dei dati comunicati all'Anagrafe (art.2 c.5 del D.M. 692/2017); inoltre, si segnala che occorre comunicare i dati relativi agli studenti che si avvalgono dell'istruzione parentale così come previsto dall'art.2 c.2 del D.M. 692/2017. Per permettere di verificare la completezza e correttezza dei dati comunicati, nell'area "Gestione Alunni" è messo a disposizione dei Dirigenti e Coordinatori scolastici un cruscotto riepilogativo delle attività di Anagrafe di propria competenza.

Si sottolinea che in mancanza della comunicazione dei dati dei frequentanti relativi all'a.s. 2024/2025, il personale della scuola, genitori e studenti non potranno avere accesso ad Unica. Si rimanda alle sezioni successive della presente comunicazione per maggiori dettagli sulle procedure di abilitazione all'utilizzo della piattaforma.

 

2. Attività funzionali all'utilizzo della piattaforma Unica

a. Modifica / integrazione associazioni genitori-studenti per Unica

Per l'a.s. 2024/2025 è possibile procedere alla modifica e/o integrazione delle associazioni tra gli studenti e i relativi genitori su Unica, operando sulle apposite funzioni SIDI.

Tutti gli studenti, una volta comunicati i dati dei frequentanti relativi all'a.s. 2024/2025, che faranno accesso ad Unica tramite l'utilizzo dei sistemi di identità digitale (SPID, CIE o CNS) sono automaticamente abilitati alla navigazione all'interno della piattaforma, così come tutti gli studenti che hanno fatto accesso ad Unica durante l'anno scolastico 2023/2024.

In alternativa, la Segreteria scolastica dovrà procedere sul SIDI Gestione alunni -> Funzioni per Unica -> Abilitazione Studente all'abilitazione degli studenti che, per la prima volta, effettuano l'accesso a Unica tramite le credenziali proprietarie rilasciate dal Ministero.

Per quanto riguarda l'accesso da parte dei genitori degli studenti delle classi diverse dalle prime che lo scorso anno sono stati già associati ai propri figli, questi potranno accedere in maniera automatica alla propria area privata di Unica una volta che le segreterie scolastiche avranno comunicato le frequenze relative all'a.s. 2024/2025. Nel caso sia necessario integrare nuove associazioni genitori- studenti, le segreterie avranno a disposizione le funzioni il cui dettaglio è riportato nella guida operativa presente sul SIDI.

Anche i genitori dei nuovi iscritti alle classi prime che hanno effettuato l'iscrizione online su Unica saranno automaticamente abilitati all'utilizzo della piattaforma, successivamente alla trasmissione dei frequentanti per l'a.s. 2024/2025.

b. Modifica / integrazione abilitazione docenti e associazione alle classi.

Per l'abilitazione dei docenti alla piattaforma Unica, è possibile ereditare le associazioni effettuate per l'a.s. 2023/2024, modificandole e/o integrandole, se necessario, sul SIDI - Area Alunni -> Gestione Alunni -> Funzioni per Unica -> Abilitazione Docenti -> Recupera associazioni anno precedente.

Pertanto, le Segreterie potranno confermare, modificare e/o eliminare le singole associazioni visualizzate.

In alternativa, sono disponibili le apposite funzioni sul SIDI - Area Alunni -> Gestione Alunni -> Funzioni per UNICA -> Abilitazione Docenti, che consentono di abilitare nuovi docenti e associarli alle classi di riferimento. È sempre possibile per la segreteria modificare o rimuovere l'associazione tra il docente e la classe.

Le Guide Operative, con la descrizione di tutte le attività, sono consultabili nella sezione "Documenti e Manuali" del portale dei servizi SIDI.