Scuola in chiaro e iscrizioni on line

Con la C.M. n. 108 del 27.12.2011 il Miur ha dispiegato il progetto “Scuola in chiaro”, che si muove nell’ottica di rendere disponibile on line sul sito del MIUR una serie di informazioni riguardanti le Istituzioni scolastiche, in forma organizzata ed omogenea. Con successiva nota n. 6865 del 30.12.2011,poi, il Miur ha illustrato con maggiore dettaglio il processo di realizzazione del progetto, descrivendone gli aspetti di tipo organizzativo e procedurale. Il progetto si articola in due fasi coordinate, una a carico dell’Amministrazione centrale e un’altra di responsabilità delle Istituzioni scolastiche. L’Amministrazione da parte sua cura la predisposizione, in forma grafica e tabellare, dei dati riguardanti la singola Istituzione scolastica già presenti nel sistema informativo in quanto acquisiti attraverso processi amministrativi e varie rilevazioni ad hoc (informazioni generali sulla scuola, alunni, esiti scolastici, personale scolastico,…). Le Istituzioni scolastiche provvedono invece all’inserimento delle informazioni di loro esclusiva conoscenza (didattica, servizi offerti, valutazione, eventuale presenza di modelli personalizzati per le iscrizioni). L’inserimento dei dati a cura delle scuole avviene tramite una apposita applicazione, avente il medesimo nome del progetto (“Scuola in chiaro”), situata nell’area “Rilevazioni” del portale SIDI; tale applicazione consente il caricamento di file (in formato pdf, doc, jpg o bmp per le immagini e di dimensione limitata ad un massimo di 1MB per ogni singolo file) e l’inserimento di dati attraverso griglie predisposte, con la compilazione di tabelle predefinite ovvero tramite la spunta di un elenco di voci.

Tali dati consentiranno alle famiglie degli studenti di poter effettuare le iscrizioni on line per le prime classi della scuola primaria e secondaria di primo e secondo grado, pur rimanendo attiva la tradizionale procedura di iscrizione presso le Istituzioni scolastiche.

 

Per poter procedere all’iscrizione on line le famiglie devono  effettuare  le seguenti operazioni:

• accedere alla homepage del Ministero (www.istruzione.it);

• selezionare l’icona “Scuola in chiaro”;

• effettuare la ricerca della scuola di interesse all’interno di “Scuola in chiaro”;

• scaricare, stampare e compilare il modello e/o i modelli di iscrizione, ove siano presenti nella sezione “Didattica-Iscrizioni” della scuola individuata;

• avviare la procedura di iscrizione selezionando il pulsante “Iscrizioni on line”, seguendo una procedura guidata.

L’invio del modello/i di iscrizione predisposto dalle scuole compilato manualmente dalla famiglia, può avvenire on line all’interno della medesima procedura, qualora la scuola abbia provveduto ad inserire il modello/i stesso nella sezione “Didattica-Iscrizioni”. Tale invio è ovviamente possibile, sempreché si disponga di un apparecchio scanner, effettuando il caricamento di file in formato PDF e/o JPEG; in caso contrario l’invio può avvenire mediante trasmissione a mezzo fax o per via postale o a mezzo consegna diretta entro il termine ultimo per le iscrizioni. Nell’ipotesi in cui l’iscrizione venga effettuata interamente on line, la famiglia riceve da parte del Sistema Informativo del Ministero una conferma via e-mail o tramite sms di conclusione della procedura di iscrizione.

Successivamente, con avviso del 5.1.2012, il Miur ha dato assicurazioni alle istituzioni scolastiche sul fatto che l’inserimento, la modifica o l’integrazione delle informazioni di loro esclusiva conoscenza (didattica, servizi offerti, valutazione, eventuale presenza di modelli personalizzati per le iscrizioni, ecc.), nell’Area SIDI - Rilevazioni - “Scuola in chiaro”, possono essere effettuate in qualunque momento ed in via continuativa, anche dopo il 12 gennaio 2012 dall’istituzione scolastica interessata. Tali funzioni, infatti, non sono soggette a chiusura, proprio per consentire alle istituzioni scolastiche di fornire all’utenza informazioni sempre aggiornate che le rappresentino nella loro attualità.

Nell’ipotesi in cui una famiglia non abbia la possibilità di scannerizzare ed inviare in formato digitale tutti i documenti richiesti dalla procedura, è possibile compilare anche solo il form iniziale, utile per l’avvio dell’iscrizione, che dovrà essere perfezionata con il successivo invio, a mezzo posta o mediante diretta consegna dei documenti richiesti, alla segreteria scolastica competente, entro il termine ultimo 20 febbraio 2012 (fissato dalla circolare sulle iscrizioni del 29 dicembre 2011, n. 110). In questo caso, di diretta consegna, i documenti devono essere recapitati alla scuola primaria per l’iscrizione al primo anno della scuola primaria e per l’iscrizione alla scuola secondaria di primo grado; invece per l’iscrizione alla scuola secondaria di secondo grado i documenti devono essere recapitati alla scuola secondaria di primo grado. Si ricorda che l’iscrizione alla scuola secondaria di primo grado è necessaria solo se l’alunno non prosegue gli studi all’interno dello stesso istituto comprensivo.

 

Andrea Manzoni

 

 

Si riportano, infine, la FAQ emanate dal Miur in tale materia aggiornate al 19 gennaio 2012.

1/ Scuola - Fino a quando è possibile inserire i dati di competenza della scuola in “Scuola in chiaro”?

Come specificato nella nota operativa prot. n. 6865 del 30 dicembre 2011 (già prot. n. 6756 del 30 dicembre 2011 – vedi domanda 9), l’inserimento, la modifica o l’integrazione nell’Area SIDI “Scuola in chiaro” delle informazioni di esclusiva conoscenza delle istituzioni scolastiche (relative alla didattica, ai servizi offerti, alla valutazione, eventuale presenza di modelli personalizzati per le iscrizioni, ecc.), possono essere effettuate in qualunque momento ed in via continuativa, anche dopo il 12 gennaio 2012 (data di avvio della “Scuola in chiaro”) dall’istituzione scolastica interessata. Tali funzioni, infatti, non sono soggette a chiusura, proprio per consentire alle istituzioni scolastiche di fornire all’utenza informazioni sempre aggiornate che le rappresentino nella loro attualità.

 

2/ Famiglia – Cosa prevede la procedura per l’iscrizione on line?

La procedura di iscrizione on line prevede:

• l’inserimento diretto di informazioni essenziali;

• la scannerizzazione ed il caricamento, tramite pulsante “carica documenti”, del modello o dei modelli di iscrizione precedentemente compilato/i e sottoscritto/i dai genitori/tutori degli alunni da iscrivere e di altri documenti eventualmente richiesti dall’istituzione scolastica.

Se non è possibile procedere al caricamento dei documenti come richiesto dal secondo punto, la procedura di iscrizione, sebbene non conclusa, risulta comunque avviata (la scuola ne ha conoscenza); per il suo perfezionamento sarà però necessario far pervenire i documenti richiesti alla scuola che deve trattare l’iscrizione; ovvero, in caso di iscrizione al primo anno della scuola primaria o al primo anno della scuola secondaria di primo grado, alla scuola primaria, e alla scuola secondaria di primo grado, nel caso di iscrizione alla scuola secondaria di secondo grado.

 

3/ Famiglia – Qual è la procedura per l’iscrizione on line?

Per poter procedere all’iscrizione on line le famiglie devono effettuare le seguenti operazioni:

• accedere alla homepage del Ministero (www.istruzione.it);

• selezionare l’icona “Scuola in chiaro”;

• effettuare la ricerca della scuola di interesse all’interno di “Scuola in chiaro”;

• scaricare, stampare e compilare il modello e/o i modelli di iscrizione, ove siano presenti nella sezione “Didattica-Iscrizioni” della scuola individuata;

• avviare la procedura di iscrizione selezionando il pulsante “Iscrizioni on line”, seguendo una procedura guidata;

L’invio del modello/i di iscrizione predisposto dalle scuole compilato manualmente dalla famiglia, può avvenire on line all’interno della medesima procedura, qualora la scuola abbia provveduto ad inserire il modello/i stesso nella sezione “Didattica-Iscrizioni”. Tale invio è ovviamente possibile, sempreché si disponga di un apparecchio scanner, effettuando il caricamento di file in formato PDF e/o JPEG; in caso contrario l’invio può avvenire mediante trasmissione a mezzo fax o per via postale o a mezzo consegna diretta entro il termine ultimo per le iscrizioni.

Nell’ipotesi in cui l’iscrizione venga effettuata interamente on line, la famiglia riceve da parte del Sistema Informativo del Ministero una conferma via e-mail o tramite sms di conclusione della procedura di iscrizione.

 

4/ Scuola – Famiglia - Per quanto riguarda il servizio delle “iscrizioni on line”, nel caso in cui una famiglia non abbia la possibilità di scannerizzare ed inviare in formato digitale tutti i documenti richiesti dalla procedura, la procedura è valida comunque?

Le famiglie possono compilare anche solo il form iniziale, utile per l’avvio dell’iscrizione, che però dovrà essere perfezionata con il successivo invio, a mezzo posta o mediante diretta consegna, dei documenti richiesti alla segreteria scolastica competente, entro il termine ultimo fissato dalla circolare sulle iscrizioni del 29 dicembre 2011, n. 110.

 

5/ Scuola - Per quanto riguarda il servizio delle “iscrizioni on line”, nel caso in cui la scuola non abbia caricato il proprio modello di iscrizione nel SIDI, la procedura è valida comunque?

Nel caso in cui la scuola non abbia caricato il proprio modello di iscrizione, la procedura on line può essere comunque effettuata dalle famiglie attraverso la sola compilazione del form iniziale.

 

6/ Famiglia - Per quanto riguarda il servizio delle “iscrizioni on line”, nel caso in cui la famiglia non trovasse il modello di iscrizione nella sezione Didattica di “Scuola in chiaro” della scuola selezionata, cosa deve fare?

La famiglia può effettuare l’ iscrizione compilando solo il form iniziale.

 

7/ Scuola – Famiglia - Per quanto riguarda il servizio delle “iscrizioni on line”, a chi vanno presentati i documenti richiesti dalla procedura se non è possibile scannerizzarli ed inviarli in formato digitale?

In caso di diretta consegna o invio postale, i documenti devono essere recapitati alla scuola primaria per l’iscrizione al primo anno della scuola primaria e per l’iscrizione alla scuola secondaria di primo grado; invece, per l’iscrizione alla scuola secondaria di secondo grado i documenti devono essere recapitati alla scuola secondaria di primo grado.

 

8/ Famiglia –Mio figlio è disabile; per l’iscrizione on line, devo inviare anche la certificazione relativa alla disabilità, oltre la domanda di iscrizione?

No, in questo caso, vanno inoltrati on line solo la domanda e gli altri eventuali modelli richiesti dall’istituzione scolastica per l’iscrizione; la certificazione sulla disabilità, invece, va presentata direttamente alla segreteria scolastica.

 

9/ Famiglia –Mio figlio è affetto da disturbi specifici di apprendimento (DSA); per l’iscrizione on line, oltre la domanda di iscrizione, devo inviare anche la certificazione medica?

No, in questo caso, vanno inoltrati on line solo la domanda e gli altri eventuali modelli richiesti dall'istituzione scolastica per l'iscrizione; la certificazione relativa ai DSA, invece, va presentata direttamente alla segreteria scolastica.

 

10/ Scuola . Entrando al SIDI non vedo l'applicazione Scuola in chiaro: come posso profilarmi?

Per l'accesso all'applicazione Scuola in chiaro sono state profilate d'ufficio le utenze del Dirigente scolastico e del Direttore dei Servizi amministrativi. Il restante personale amministrativo, eventualmente incaricato di procedere all'aggiornamento delle informazioni su Scuola in chiaro, dovrà essere a sua volta profilato dal Dirigente o dal DSGA.

 

11/ Famiglia . Devo iscrivere mio figlio al primo anno della scuola secondaria di primo grado ma nella fase di iscrizione on line, inserito il codice fiscale di mio figlio, il sistema non accetta l'iscrizione, perche?

Nel sistema del Ministero la procedura di iscrizione on line prevede un controllo basato sul codice fiscale dell'alunno, come risulta registrato dalla scuola. Se non c'è corrispondenza tra il codice fiscale comunicato al sistema del Ministero da parte della scuola con quello registrato al momento dell'iscrizione dal genitore, il sistema non accetta l'iscrizione. Il genitore, verificato che il codice fiscale immesso e quello esatto, dovrà chiedere alla scuola di correggere il codice fiscale errato presente nel sistema.

 

12/ Scuola . Devo modificare un codice fiscale di un alunno, cosa devo fare?

La modifica di un codice fiscale, come di ogni altro dato anagrafico riferito al singolo alunno, va gestito nell'area Alunni del SIDI.

 

13/ Scuola . Come posso aggiornare i dati sulle dotazioni multimediali che vengono automaticamente visualizzati in Scuola in chiaro?

E possibile aggiornare alcune informazioni relative alle dotazioni multimediali per la didattica presenti in ogni Istituzione scolastica, dal 9 al 20 gennaio 2012; in tale periodo, infatti, viene riaperta l'apposita funzionalità del SIDI, area Rilevazioni ¨ Osservatorio Tecnologico ¨ Dotazioni Multimediali per la Didattica. In particolare, ogni istituzione scuola potrà comunicare i dati relativi a:

1. numero di Computer in uso nella scuola, suddivisi per periodo di acquisizione;

2. numero di Lavagne Interattive Multimediali installate (in classe, in laboratorio, mobili);

3. numero di aule complessivo della scuola, indicando quante di queste sono aule collegate in rete LAN e/o Wireless LAN.

 

14/ Scuola . Come posso aggiornare i dati anagrafici relativi all'istituzione scolastica che vengono automaticamente visualizzati in 'Scuola in chiaro' (indirizzo, telefono)?

La maggior parte dei dati anagrafici possono essere modificati utilizzando la funzione SIDI 'Gestione anno scolastico'. Per quanto riguarda l'indirizzo del sito web, l'informazione può essere invece aggiornata attraverso la funzione SIDI 'Rilevazioni sulle Scuole' 'Dati generali (ex Integrative)'. L'indirizzo di posta certificata al momento può essere inserito solo dalle scuole statali; successivamente verrà resa disponibile una funzione che consentirà il caricamento di questa informazione anche da parte delle scuole non statali.

 

15/ Scuola – La nota operativa prot. n. 6865 del 30 dicembre 2011 sostituisce la nota operativa prot. n. 6756 del 30 dicembre 2011?

Non si tratta di una sostituzione di contenuto, ma solo di numero di protocollo. Infatti, sulla nota operativa, al momento della pubblicazione, era stato apposto, per mero errore materiale, lo stesso numero della Circolare ministeriale n. 108, che tratta lo stesso argomento. Il numero corretto della nota è pertanto è il 6865. Nulla muta nel testo.

 

16/ Famiglia – Mio figlio ha scelto di non avvalersi dell’insegnamento della religione cattolica. Dove trovo il modello per effettuare la scelta dell’attività alternativa?

La scelta dell’attività alternativa verrà fatta presso la segreteria della scuola prescelta, entro l’avvio delle attività didattiche del nuovo anno scolastico.

 

17/ Scuola – Sono un Dirigente scolastico (o un DSGA), profilato per accedere all’applicazione “Scuola in chiaro”: come posso profilare un collaboratore?

Sul portale Sidi selezionare la voce “Gestione utenze” – “Utenti Statali” – “Profilatura”.

18/ Scuola – Sono una scuola paritaria con più codici meccanografici associati ad una singola utenza, ma in “Scuola in chiaro” visualizzo un solo codice meccanografico. È un problema di profilatura? Come posso visualizzare tutti i codici meccanografici associati alla mia utenza?

Per i codici meccanografici non visualizzati in “Scuola in chiaro” si dovrà richiedere la profilatura utilizzando la funzione SIDI: “richiesta utenze” (pagina Istruzione – Argomenti). In particolare, si dovrà cliccare sulla voce “richiesta profilo” – selezionare l’applicazione “scuola in chiaro” – selezionare codice meccanografico della scuola da profilare. La richiesta così avanzata, verrà evasa dall’Ufficio Scolastico Territoriale di competenza.

 

19/ Scuola – Famiglia – La domanda di iscrizione inoltrata dalle famiglie on line a chi viene recapitata?

La domanda di iscrizione, sia che venga inoltrata tramite la procedura on line che consegnata manualmente (o inviata via posta, fax…) deve pervenire:

1) alla scuola primaria in caso di iscrizione al primo anno della scuola primaria;

2) alla scuola primaria (di attuale frequenza) in caso di iscrizione alla scuola secondaria di primo grado;

3) alla scuola secondaria di primo grado (di attuale frequenza) per l’iscrizione alla scuola secondaria di secondo grado.

 

20/ Scuola (paritaria) – Anche le scuole paritarie vedranno pubblicati i loro dati da parte del Ministero in “Scuola in chiaro”?

Le scuole paritarie possono caricare dati e documenti di loro pertinenza nelle sezioni di “Scuola in chiaro” attivate, nello stesso modo delle scuole statali (e perciò potranno utilizzare la medesima guida operativa già pubblicata sul sito del Ministero – SIDI/”In evidenza”), nei modi e nei tempi che ritengono più opportuni. Il caricamento e l’aggiornamento di tali informazioni non ha scadenza e potrà essere effettuato dall’istituzione scolastica interessata in qualunque momento.

Con una nota specifica verranno a breve comunicate altre precisazioni di interesse per le istituzioni scolastiche paritarie.

 

21/ Famiglia – “La scuola che ho scelto per mio figlio riceve sempre molte domande di iscrizione, più di quelle che può accettare. Come faccio a sapere se la domanda di iscrizione è stata accolta?”

La circolare n. 110 del 29 dicembre 2011 fissa modalità e criteri per le iscrizioni alle scuole dell’infanzia, primarie e secondarie di primo e secondo grado per il prossimo anno scolastico 2012/2013. La circolare precisa che, per tutti gli ordini di scuola e prima dell’inizio delle iscrizioni, le scuole devono procedere alla definizione di criteri di precedenza nella ammissione mediante una delibera del consiglio di circolo o di istituto che va resa pubblica.

Nel caso di iscrizioni in eccedenza per superamento dei posti complessivamente disponibili nella singola istituzione scolastica, le scuole hanno l’obbligo di comunicare, per iscritto, agli interessati il mancato accoglimento della domanda di iscrizione. La comunicazione di non accoglimento, debitamente motivata in relazione ai criteri di precedenza già resi noti dalla scuola, deve essere effettuata con ogni possibile urgenza per consentire l’opzione verso altra scuola.

 

22/ Scuola – Famiglia – I dati pubblicati in “Scuola in chiaro” quale origine hanno?

Il progetto “Scuola in chiaro” si articola in due fasi coordinate, una a carico dell’Amministrazione centrale (Ministero) e un’altra di responsabilità delle singole istituzioni scolastiche. In particolare, il Ministero cura la pubblicazione (in forma grafica e tabellare) dei dati già presenti nel sistema informativo e acquisiti attraverso le consuete rilevazioni d’ufficio: informazioni sull’istituzione scolastica, sugli alunni, le classi, le votazioni d’esame, sul personale …

Le istituzioni scolastiche, invece, provvedono all’inserimento delle informazioni di loro esclusiva conoscenza; come, ad esempio: il Piano dell’Offerta Formativa (POF), i progetti attivati, orario delle lezioni, orario di ricevimento, i servizi offerti, attrezzature possedute, ecc.

 

23/ Famiglia – La scuola secondaria di primo grado scelta per mio figlio offre un corso di ordinamento ad indirizzo musicale, ma tale opzione non compare nel modello di iscrizione della scuola che ho scaricato da “Scuola in chiaro”. Come devo procedere per l’iscrizione on line per esprimere la volontà di frequentare tale corso?

Se la scuola secondaria di primo grado, presso la quale è stato attivato l’indirizzo musicale, non ha integrato il modello di iscrizione messo a disposizione delle famiglie in “Scuola in chiaro” con la possibilità di esprimere tale preferenza, il genitore potrà procede all’iscrizione on line ed esprimere direttamente alla scuola la volontà di frequentare il corso. Si specifica che la frequenza delle attività previste per lo studio di uno strumento è consentita a coloro che superino l’apposita prova orientativo-attitudinale predisposta dalla scuola e da effettuarsi, possibilmente, in tempo utile, per consentire alle famiglie, in caso di mancato accoglimento della domanda, di potersi rivolgere eventualmente ad altra scuola, entro il termine di scadenza delle iscrizioni e comunque non oltre i dieci giorni dopo tale scadenza. 2

 

24/ Scuola - Se nell'ultimo anno non ci sono stati cambiamenti nelle dotazioni multimediali per la didattica, devo comunque rettificare i dati della rilevazione ?

No, non è necessario. I dati verranno pubblicati nella scheda di scuola in chiaro cosi come risultano nella rilevazione già effettuata.

 

254/ Scuola - Dove visualizzo le domande di iscrizione degli alunni pervenute on line ?

La scuola che riceve l'iscrizione on line potrà visualizzare la domanda e i relativi allegati utilizzando la seguente funzione SIDI:

Alunni > Gestione Alunni > Gestione Iscrizioni > Inserimento domande

Fanno eccezione le domande di iscrizione relative al primo anno di corso della scuola primaria che vengono visualizzate nell'area:

Alunni > Gestione Alunni > Gestione Iscrizioni > Iscrizione diretta

Si tratta delle stesse aree del SIDI attraverso le quali la scuola, già nell'anno precedente, ha inserito le iscrizioni pervenute in formato cartaceo e a cui accederà anche quest'anno per la gestione delle iscrizioni per l'a.s. 2012/2013.