SGA - Sistema di Gestione degli Acquisti

Il nuovo applicativo SGA

La Direzione per le Risorse Umane, Finanziarie e Strumentali del Ministero con la nota prot. n. 5465 del 10/03/2021 ha comunicato la realizzazione di un nuovo applicativo per la gestione del processo di acquisto delle Istituzioni scolastiche con l’obiettivo di supportare le stesse nell’espletamento delle attività amministrative di maggiore complessità: il processo degli acquisti. 

In pratica, il sistema SIDI del Ministero dell’istruzione in uso nelle Istituzioni scolastiche si arricchisce di una nuova funzionalità gestionale: SGA – Sistema di Gestione degli Acquisti.

A cosa serve

Il percorso nasce dalla necessità di semplificare le attività operative delle segreterie scolastiche, guidando le stesse nel complesso sistema degli acquisti, anche in considerazione della costante evoluzione della normativa in materia di acquisti (D.Lgs 50/2016; D.Lgs. 56/2017; Legge 55/2019 di conversione del c.d. “Decreto Sblocca Cantieri”; D.L. “Semplificazioni”).

Il nuovo sistema di gestione degli acquisti rappresenta uno strumento coerente con le norme in materia ed è funzionalmente integrato per la quotidiana gestione informatizzata dell’intero processo legato all’attività negoziale di ogni singola scuola.

L’applicativo SGA è stato realizzato anche grazie al contributo professionale di alcune Istituzioni scolastiche che, in via sperimentale, hanno messo a disposizione il proprio know-how al fine di giungere alla definizione di regole, modalità e procedure che fossero funzionali alle specifiche esigenze organizzative e gestionali di tutte le Istituzioni scolastiche.

Come funziona

L’applicativo SGA è molto snello ed intuitivo e rappresenta una guida ad operare in particolare nelle seguenti fasi:

• Programmazione degli acquisti di beni, servizi e lavori;
• Avvio, aggiudicazione e stipula delle procedure di acquisto;
• Esecuzione del contratto.

In tal modo, il Ministero raggiunge i seguenti obiettivi:

• standardizzare ed omogeneizzare le attività di approvvigionamento nell’intero territorio nazionale;
• rispondere all’esigenza di determinare ex ante i fabbisogni di beni, servizi e lavori;
• gestire in maniera più efficiente le risorse economiche a disposizione;
• monitorare le procedure programmate, avviate ed aggiudicate, i contratti stipulati e gli importi fatturati dall’Istituzione scolastica.

Il Sistema consente altresì di predisporre documentazione automatizzata, con riferimento a:

1. determina di acquisto (affidamento diretto, ai sensi dell’art. 1, comma 2, lett. a), del D.L. 76/2020, mediante richiesta di preventivi);
2. determina di acquisto (affidamento diretto, ai sensi dell’art. 1, comma 2, lett. a), del D.L. 76/2020, mediante trattativa diretta MEPA);
3. verbale di regolare esecuzione (beni, servizi e lavori).

Un sistema integrato

Il “Sistema di Gestione degli Acquisti” è completamente integrato al “Bilancio Integrato Scuole” (BIS), pertanto, le Istituzioni scolastiche che attualmente utilizzano il BIS, potranno reperire ed aggiornare le informazioni relative all’Anagrafica Fornitori ed utilizzare le voci del Piano delle destinazioni come supporto alla fase di Programmazione degli acquisti.

SGA è integrato anche alla “Fatturazione elettronica”, pertanto è possibile, tramite l’inserimento delle fatture, monitorare l’erosione contrattuale.

L’applicativo è dotato di un interessante ed accattivante supporto on line costituito da materiale info/formativo consultabile all’interno dello stesso e da un apposito oggetto multimediale con contenuti audio-video; in tal modo l’operatore viene guidato step by step, attraverso un percorso di domande interattive, persino nell’individuazione della procedura corretta da utilizzare nell’intero processo degli acquisti. Nella sua “Home” permette di visualizzare, mediante rappresentazioni grafiche, un riepilogo delle procedure dell’Istituzione scolastica e consente l’accesso alle funzionalità del Sistema.

Nella parte inferiore della “Home” è presente un’area di messaggistica che fornisce la possibilità di visualizzare solo le notifiche riferite ad una determinata procedura d’acquisto.

La sinergia tra Amministrazione e scuole

Altra interessantissima funzionalità è la “repository” della procedura per la documentazione accompagnata da un “memorandum” che, oltre a facilitare la gestione delle scadenze contrattuali conseguenti alle singole attività negoziali in essere nella scuola, consente il raffronto con la programmazione relativa agli anni precedenti.

Alla luce di quanto sopra esposto, si può affermare che l’applicativo SGA è il risultato di un buon lavoro sinergico di squadra (tra Ministero e scuole) che fa prefigurare un nuovo orizzonte di simplessità (costruzione di un modello lineare) dell’attività negoziale.

Sono previsti webinar TECNODID sull’applicativo SGA - Sistema di Gestione degli Acquisti.
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