Rendicontazione dei fondi PON per le scuole e i costi standard

I fondi PON scuola, sono erogati attualmente all’interno della Programmazione 2014-2020 e sono già all’orizzonte quelli legati alla Programmazione 2021-2027.

La più importante distinzione consiste in Fondi destinati alle strutture (FESR) e fondi destinati alla formazione (FSE). Nei fondi FSE (Fondo Sociale Europeo) un ruolo importante e in genere più difficile da gestire è quello legato alle retribuzioni, che nelle varie Programmazioni hanno fatto riferimento a norme diverse e quindi a diversi meccanismi di spesa e rendicontazione. Nell’ultima Programmazione, ancora vigente, relativamente alle Azioni FSE, per semplificare le procedure, visto anche il numero elevato di progetti che a volte le scuole si trovano a gestire, si è introdotto massicciamente il riferimento ai “costi standard”, cioè ad un costo presunto-nominale, indipendente delle particolari condizioni in cui avviene l’impegno di spesa.

La semplificazione che “impegna”.

Attualmente siamo nella fase di definizione della futura Programmazione 2021-2027 e sono in corso di discussione e finalizzazione l’Accordo di Partenariato ed i Documenti Strategici Unitari (quelli che presentano la strategia di utilizzo dei Fondi Strutturali a livello nazionale e regionale).

Prima di accennare alle caratteristiche che la futura programmazione ci potrebbe riservare, vale la pena soffermarsi su un sistema introdotto con la “vecchia” Programmazione 2014-2020, che probabilmente sarà replicato anche nella nuova e comunque sta impegnando molte scuole nella fase di attuazione e chiusura dei progetti ancora in essere.

Ci si riferisce al sistema di certificazione basato sull’Unità di Costi Standard (UCS) adottato dall’A.d.G. (Autorità di Gestione) del Ministero dell’Istruzione, sulla base di due principi di riferimento costante della Comunità Europea: la semplificazione gestionale e la premialità verso gli obiettivi da raggiungere.

Questo metodo di semplificazione presuppone l’ideazione di un metodo di gestione dei progetti a costi standardizzati in base ai quali viene predisposto il piano finanziario di un progetto da presentare e realizzare. Il costo del progetto, in questo senso, è costruito in base ad un sistema di costi attuativi concepiti su base statistica.

Esempio di piano finanziario Unità di Costo Standard (UCS)
Voce di costo	Modalità calcolo	Valore unitario	Quantità	N. corsisti massimo	Importo voce (massimale)
Esperto	Costo ora formazione	70,00 €	30 ore		2.100,00 €
Tutor	Costo ora formazione	30,00 €	30 ore		900,00 €
Figura aggiuntiva	Costo partecipante	30,00 €		20	600,00 €
Mensa	Costo giorno persona	7,00 €	10 giorni	20	1.400,00 €
Gestione	Costo orario persona	3,47 €	30 ore	20	2.082,00 €
TOTALE					7.082,00 €

Il sistema di standardizzazione è stato introdotto nella programmazione 2014-2020 esclusivamente per i progetti FSE ed è organizzato in base alle seguenti voci: costi della formazione, costi di gestione ed eventuali costi aggiuntivi (diarie, mensa, figura aggiuntiva etc.)

I costi di Formazione comprendono i costi relativi a tutte le figure professionali coinvolte nell’attività di formazione e quindi sono considerati costi di personale.

Le figure professionali obbligatorie previste nei progetti FSE, sono il tutor e l’esperto. L’esperto è un operatore della formazione che ha il compito specifico di realizzare le attività formative del modulo ed è responsabile del processo di apprendimento. Il tutor collabora unitamente all’esperto nella conduzione delle attività formative oltre a curare il monitoraggio fisico del corso (iscrizioni, presenze, anagrafica corsisti etc.)

Queste due figure nell’Unità di Costo Standard hanno un compenso orario forfettario rispettivamente di euro 60 e 70. L’unità di costo è espressa in durata oraria e le spese vengono rimborsate in base alle ore effettivamente svolte dalla figura di progetto, indipendentemente dal numero di iscritti al relativo modulo. In questo senso le spese vengono riconosciute alla dimostrazione dell’effettivo avanzamento delle ore di formazione erogate, mentre per quelle non erogate non è previsto alcun riconoscimento del relativo UCS orario. Di conseguenza, per ogni ora di formazione non erogata (rispetto all’importo del piano finanziario approvato) verrà decurtato il costo orario della formazione.

I costi Organizzativi e Gestionali fanno capo alle spese legate all’organizzazione e gestione del modulo e sono forfetizzati in € 3,47 per ora per partecipante al modulo.

Queste spese sono, al contrario dei costi di formazione, direttamente legate al numero di partecipanti al corso e sono riconosciute considerando l’effettiva frequenza degli iscritti al modulo.

Voce di Costo	Tipologia	Unità di misura	Valore di Costo
FORMAZIONE	Esperto	Costo ora formazione	70,00 €
FORMAZIONE	Tutor	Costo ora formazione	30,00 €
GESTIONE	Gestione	Costo ora persona	3,47 €
COSTI AGGIUNTIVI	Mensa	Costo giorno /persona	7,00 €
COSTI AGGIUNTIVI	Figura aggiuntiva	Costo orario	30,00 €

Per il calcolo di questi costi va considerato che il piano finanziario autorizzato prevede un numero minimo ma anche un numero massimo di iscritti che determina il calcolo del massimale di progetto (la spesa massima autorizzata dall’Autorità di Gestione alla scuola beneficiaria). Il costo di gestione, pertanto, viene calcolato in base al numero effettivo di frequentanti ma nel limite del numero massimo di frequentanti stabilito dal piano finanziario approvato (generalmente 20).

In questo stesso sistema è, tuttavia, consentito alle scuole prevedere un numero di iscritti che ecceda anche tale numero massimo e comporre una classe anche di 26 iscritti.

Il calcolo delle spese di gestione.

Ora vediamo, in concreto, come funziona il calcolo delle spese di gestione e come può servire alle scuole avere iscritti in esubero rispetto al numero massimo. Abbiamo detto che i costi sono riconosciuti in base agli iscritti effettivamente frequentanti il modulo, ma entro il numero massimo previsto dal piano finanziario autorizzato.

Poniamo che il numero massimo di frequentanti previsto fosse di 20 e che in un modulo di 30 ore si iscrivano 26 corsisti (20 come da candidatura del progetto e 6 inseriti dopo).

Quando il modulo sarà concluso, il sistema informativo, dei complessivi 26 allievi, selezionerà i 20 che hanno frequentato il maggior numero di ore ed in base a questi calcolerà il rimborso delle spese di gestione.

Il piano finanziario approvato è stato predisposto considerando che se ciascun corsista (per un massimo di 20) frequenta il 100% delle ore di ogni giornata, svolgerà 30 ore. Quindi il montante orario a base di calcolo delle spese di gestione per tutto il modulo è stato considerato di 600 ore (30 x 20) per complessivi euro 2.082,00 (€ 3.47 x 600).

Ma se, come nella prassi succede, una volta avviato il modulo non tutti gli iscritti hanno seguito il 100% delle ore complessive e, magari, delle 600 ore i 26 alunni insieme ne hanno seguite solo 500, il sistema selezionerà fino a 20 frequentanti, scegliendoli tra quelli che hanno raggiunto il maggior numero di ore di frequenza e moltiplicherà gli € 3,47 per le ore da loro svolte. In tal modo, anche selezionando 20 dei 26 alunni, il sistema potrà attingere al numero massimo di ore svolte da tutti gli iscritti, e finanziare l’importo di € 3,47 per 500 ore, riconoscendo un importo totale pari a € 1.735,00.

Ecco come tornano pertanto “utili” i 6 alunni in più che la scuola ha inserito ad integrazione dei 20 massimi e come l’opportunità di iscrivere ulteriori partecipanti non va intesa tanto come copertura giornaliera di eventuali assenze del gruppo originario (previsto in candidatura), ma bensì come opportunità di avere una base più ampia di scelta per il calcolo sui rimborsi

Veniamo infine ai costi aggiuntivi: questi costituiscono la parte del finanziamento accessoria (quindi non obbligatoria). Queste voci di costo, infatti, possono essere presenti o meno nel piano finanziario presentato dalla scuola in fase di candidatura, senza che ciò infici la regolarità dello stesso. Inoltre, anche in fase attuativa del progetto, la scuola ha la possibilità di farsi cancellare dall’A.d.G. (tramite una specifica procedura di rinuncia) la voce di costo ritenuta non più necessaria. Ad esempio: la scuola aveva previsto inizialmente un rimborso per la mensa ma in corso d’opera ha ritenuto questa spesa non più necessaria. Potrà chiedere, allora, all’A.d.G. di eliminare tale voce di costo dal piano finanziario approvato (con conseguente, ovviamente, rimodulazione del finanziamento)

Tra le voci di costo aggiuntive rientrano: la mensa, il trasporto e la diaria (queste ultime due in genere per i moduli in mobilità), la figura aggiuntiva. Il calcolo del rimborso di queste spese dipende ognuna da parametri diversi.

La mensa ha un costo giornata (generalmente € 7) per partecipante, il trasposto ha un costo per allievo-intervento, la diaria un costo per allievo-paese-giornata. La figura aggiuntiva ha un costo orario (generalmente € 30) per ogni alunno che segue (individualmente) e sono ore aggiuntive alle ore complessive del modulo.

Se la scuola sceglie di prevedere e mantenere la voce di costo “mensa” è opportuno che sappia che la stessa viene calcola, come detto, a giornata/partecipante, ma considerando una giornata di formazione standard di 3 ore. Quindi nel caso siano previsti moduli da 30 ore, l’importo riconosciuto sarà calcolato su 10 giornate e questo anche ove la scuola adotti una diversa calendarizzazione (es. giornate di 2 ore).

La mensa, inoltre, viene riconosciuta per intero solo per il numero di corsisti che abbiano partecipato ad almeno il 75% delle ore di formazione che poi è anche la quota necessaria ad ottenere la certificazione del corso.

È chiaro che in questo sistema alcune voci di costo appaiono dal rimborso più incerto ed imprevedibile, ma qui rientra in gioco la duplice funzione di questo metodo che non è solo quella di semplificare la gestione del progetto non dovendo più caricare i giustificativi di spesa e certificare in base ai costi realmente sostenuti e impegnati, ma anche e soprattutto uno strumento di incentivazione per le scuole a concentrarsi ed impegnarsi, appunto, per garantire la miglior riuscita del progetto in termini di attuazione e di adesione dei destinatari. Perché il finanziamento matura di pari passo con l’andamento dell’attività di formazione e con la costanza nell’adesione dei corsisti alle attività del modulo (vedi le spese generali che maturano sulle ore effettivamente svolte dagli iscritti)

Complicazione o vantaggio?

Le scuole che si sono avventurate nella gestione dei fondi PON per la prima volta, ma anche quelle più esperte, hanno dovuto adattarsi per i progetti 2014-2020 ad un sistema di certificazione delle spese molto differente da quello ben noto dei costi reali e si sono trovate molte volte disorientate da un metodo apparentemente più cervellotico e quasi manageriale: non è facile destreggiarsi tra i calcoli esposti finora (comunque gestiti automaticamente dai sistemi informativi GPU e SIF2020) e programmare la spesa prevedendo adeguatamente le variabili che poi andranno a determinare i rimborsi. Ma di fatto il finanziamento proposto con la Programmazione 2014-2020, costituisce una notevole semplificazione nella gestione e punta all’obbiettivo dei progetti: la realizzazione e l’adesione. Dal punto di vista meramente pratico, l’UCS alleggerisce notevolmente gli adempimenti della scuola poiché in questo sistema non contano più tanto i giustificativi di spesa, come nel sistema a costi reali, che pertanto non si richiede siano caricati sulle piattaforme di gestione del PON (GPU), ma aggiornare a sistema lo stato di avanzamento nell’attuazione del progetto caricando le ore/giornate svolte dei moduli. La documentazione richiesta è semplificata e ridotta al minimo ed i rimborsi avvengono prescindere da quanto effettivamente impiegato quindi la scuola può aver speso anche meno rispetto al rimborso che le verrà erogato. In tal senso la scuola ha la possibilità di maturare delle economie di progetto da reimpiegare, una volta confluite nelle risorse vincolate della scuola, nella realizzazione di altre attività formative (coerenti con quelle del progetto d’origine) anche se mai finalizzabili al pagamento di spese al personale. La scuola potrà ad esempio impiegare queste spese nell’acquisto di materiali destinati a progetti similari, materiali di vario tipo dalla cancelleria ad alcuni beni informatici. Lo sforzo, pertanto, di apprendere questo nuovo meccanismo porta vantaggi che val la pena poter sfruttare, non in ultimo quello di concentrarsi sul successo dell’attuazione del progetto come principio premiale di tutto.